NotebookLMで社内規定を管理する方法｜介護現場で迷いを減らす運用の作り方

少し恥ずかしい話をします。

以前、夜勤明けのスタッフからこう聞かれたことがあります。

「転倒事故があったとき、最初にどこへ連絡するんでしたっけ」

事故対応マニュアルは、もちろんありました。けれど、その場ですぐに出せませんでした。

「たしかキャビネットの中にあったような……」
「いや、共有フォルダだったかもしれない……」

そうやって探している数分間、スタッフは待っていました。あの時間は、今でも覚えています。

問題は、規定がなかったことではありません。規定が“使える状態”になっていなかったことです。

介護現場には、たくさんのルールがあります。事故対応、感染症対応、入浴介助、送迎時の連絡、家族対応、苦情対応、記録の書き方、ヒヤリハットの報告方法。

でも、いざ必要なときに探せない。最新版がどれか分からない。スタッフによって見ている資料が違う。

これでは、規定はあるのに現場では使えません。

社内規定は、作っただけでは意味がありません。探せる状態にして、初めて現場の力になります。

この記事で分かること

難しいAIの話ではありません。現場でよくある「どこに書いてありましたっけ？」を減らすための話です。

NotebookLMは「AIに判断させる道具」ではない

ここは、最初にはっきりさせておきます。

NotebookLMは、AIに現場判断を任せる道具ではありません。

事故対応をAIに決めさせる。家族への説明をAIに丸投げする。職員指導の判断をAIに任せる。これは危険です。

介護現場では、人の生活、健康、尊厳に関わる判断が多くあります。だから、最後に判断するのは必ず人です。特に、管理職や責任者の確認は外せません。

では、NotebookLMは何に使うのか。

既にある資料をまとめておき、必要なときに探しやすくする。現場の迷いを減らす。この位置づけで使うと、かなり役に立ちます。

介護現場でよくある「規定が探せない」場面

介護現場では、毎日のように小さな判断が発生します。

場面	現場で起きる迷い
入浴前	血圧が高い利用者様を入浴してよいか迷う
送迎時	家族から急な送迎変更を頼まれ、誰に確認するか迷う
転倒時	最初に看護師へ報告するのか、管理者へ報告するのか迷う
記録時	どこまで詳しく記録すればよいか迷う
新人指導	先輩によって教える内容が違う
家族連絡	電話でどこまで伝えてよいか迷う

これらは、スタッフの能力だけの問題ではありません。もちろん、知識や経験も関係します。でも、毎回スタッフが迷うなら、仕組みに問題があります。

答えがどこかにあるのに、すぐ見つからない。これが現場の疲れを増やします。

「前も同じこと聞かれたな」
「また説明しないといけないのか」
「人によって言っていることが違うな」

管理職なら、一度は感じたことがあるはずです。

NotebookLMに入れると現場が楽になる資料

最初から全部入れようとしなくて大丈夫です。むしろ、全部やろうとすると止まります。

入れる資料	使える場面	注意点
事故対応フロー	転倒、誤薬、送迎中のトラブル	連絡順番が分かる最新版だけ入れる
入浴介助手順	入浴可否の判断、新人指導	施設の基準に合ったものにする
記録の書き方	介護記録、ヒヤリハット、申し送り	具体例つきの資料が使いやすい
家族連絡ルール	電話報告、謝罪、相談対応	個人名や電話番号は入れない
苦情対応手順	クレーム初期対応、報告の流れ	誰に報告するかを明確にする
服務規程	遅刻、欠勤、休憩、服装	最新版のみ。古いものは削除する

大切なのは、資料の量ではありません。現場で本当に使う資料から入れることです。

いきなり就業規則を全部入れても、現場はあまり使わないかもしれません。それよりも、転倒時の連絡フロー、入浴判断の基準、家族連絡のルールの方が、すぐ効果が出ます。

絶対に注意したい個人情報の扱い

NotebookLMを使うときに、ここはかなり大切です。

介護現場で扱う情報は、とても重いです。家族構成、病歴、服薬、認知症の状態、生活上の困りごと。どれも慎重に扱うべき情報です。

NotebookLMに入れるのは、基本的に次のようなものに絞ります。

• 施設のルール
• 業務手順
• 報告の流れ
• 記録の書き方
• 連絡の基準
• 教育用のマニュアル

逆に、入れない方がよいものはこちらです。

• 利用者様の実名入り資料
• 住所や電話番号
• 診断名が入った一覧
• 個別ケース記録
• 家族構成の詳細
• 職員の個人情報

NotebookLMに入れるのは「個人」ではなく「ルール」です。ここを間違えないことが、管理職としての責任です。

明日から始める5つのステップ

難しく考えなくて大丈夫です。まずは小さく始めます。

ステップ1：資料を3つに分ける

分類	例
規定	就業規則、服務規程、事故対応規程
手順	入浴介助手順、送迎時対応、記録方法
様式	ヒヤリハット、事故報告書、家族連絡メモ

この3つが混ざると、後で探しにくくなります。「規定なのか」「手順なのか」「書式なのか」。ここを分けるだけで、かなり整理されます。

ステップ2：ファイル名を統一する

地味ですが、かなり大切です。ファイル名がバラバラだと、結局また迷います。

悪い例	理由
入浴手順最新版.pdf	「最新版」が複数できやすい
事故対応マニュアル修正版.pdf	いつ修正したか分からない
230101_記録ルール.pdf	日付だけでは中身が分かりにくい

良い例	理由
手順_入浴介助_202506.pdf	分類、内容、更新年月が分かる
規定_事故対応フロー_202506.pdf	最新版の管理がしやすい
様式_ヒヤリハット記録_202506.pdf	書式だとすぐ分かる

ポイントは、分類＋内容＋更新年月です。これだけで管理しやすくなります。

ステップ3：最初は3つだけ入れる

全部入れようとしない。ここが大切です。

• 事故対応フロー
• 入浴介助の判断基準
• 家族連絡のルール

理由は、現場で迷いやすいからです。特に、事故対応と家族連絡は、対応が遅れると不信感につながります。スタッフも緊張します。だからこそ、まずここから整えると効果が出やすいです。

ステップ4：質問の型を決める

NotebookLMは、聞き方がバラバラだと答えもバラつきます。なので、現場で使う質問の型を決めます。

この型を作っておくと、スタッフも使いやすくなります。貼り紙にしてもいいです。申し送りノートの最初に書いてもいいです。共有フォルダに「質問例」として置いてもいいです。

道具を入れるだけでは、現場には浸透しません。使い方までセットで置くことが大切です。

ステップ5：最後は管理職が確認する

ここを省いてはいけません。

NotebookLMが出した答えは、あくまで資料をもとにした回答です。現場判断そのものではありません。

特に、事故対応、苦情対応、家族連絡、医療的な判断が絡む場面では、必ず管理職や責任者が確認します。

悪い使い方と良い使い方

悪い使い方	良い使い方
利用者様の個人情報をそのまま入れる	個人情報を抜いたルールや手順だけ入れる
AIの回答をそのまま現場判断に使う	管理職が確認してから使う
古いマニュアルもまとめて入れる	最新版だけ入れる
全資料を一気に入れようとする	よく聞かれる資料から3つだけ入れる
職員に丸投げする	質問の型と確認ルールをセットで渡す

便利な道具ほど、最初のルール作りが大切です。ここを丁寧にやると、現場で安心して使えます。

NotebookLMは教育の仕組みにもなる

NotebookLMの価値は、AIがすごいことではありません。

私が一番大きいと思うのは、教育のズレを減らせることです。

新人指導でよくあるのが、先輩によって言うことが違う問題です。

Aさんは「ここまで記録して」と言う。Bさんは「そこまで書かなくていい」と言う。Cさんは「前の施設ではこうだった」と言う。

新人は混乱します。そして、こうなります。

「結局、誰の言うことを聞けばいいんですか？」

これは新人が悪いのではありません。教える側の基準がそろっていないのです。

NotebookLMに、施設の手順や記録ルールを整理しておけば、少なくとも「基準」は確認できます。

もちろん、現場では例外もあります。人によって状況も違います。だから、最後は人が判断します。

でも、最初に立ち返る基準があるだけで、新人はかなり安心します。

管理職が最初に確認するチェックリスト

チェック項目	確認
最新版の資料だけ入っている	□
古いマニュアルを削除した	□
個人情報が含まれていない	□
事故対応の連絡順番が分かる	□
入浴・送迎・記録の基準が確認できる	□
家族連絡のルールが確認できる	□
質問の型を決めている	□
AI回答を管理職が確認するルールがある	□
新人にも使い方を説明できる	□

全部を完璧にしなくても大丈夫です。ただし、個人情報と最新版管理だけは最初に整えてください。ここが崩れると、便利さよりリスクが大きくなります。

よくある質問

Q1. 紙のマニュアルしかない場合はどうすればいいですか？

まずは、よく使うものだけPDF化すれば大丈夫です。全部を一気に電子化する必要はありません。最初は「事故対応フロー」「入浴判断基準」「家族連絡ルール」の3つで十分です。

Q2. スタッフ全員に使わせた方がいいですか？

最初から全員に広げなくていいです。まずは管理職、リーダー、相談員など、判断や確認が多い人から使う方が安全です。運用が安定してから、現場スタッフにも範囲を広げる方が失敗しにくいです。

Q3. AIの答えが間違っていたらどうしますか？

そのために、管理職の確認が必要です。NotebookLMは資料を探す補助として使います。現場判断を任せる道具ではありません。「AIが言ったから正しい」ではなく、「資料上はこう書いてある。現場としてはどう判断するか」という使い方が大切です。

Q4. どの資料から始めるのが一番おすすめですか？

事故対応フローです。理由は、迷ったときの影響が大きいからです。転倒、誤薬、送迎中のトラブルなどは、初動がとても大切です。まずは、事故対応フローを探せる状態にする。これだけでも現場の安心感は変わります。

まとめ｜まずは「よく聞かれる規定」を3つだけ整える

社内規定やマニュアルは、作っただけでは現場を助けてくれません。

必要なときに探せる。最新版が分かる。誰が見ても同じ基準に戻れる。ここまで整って、初めて使える規定になります。

NotebookLMは、介護現場の判断をAIに任せる道具ではありません。現場が迷ったとき、必要な資料へ早くたどり着くための道具です。

それだけで、明日の申し送り、新人指導、家族対応が少し楽になります。

「規定はあるのに使われていない」。そう感じているなら、今日が始めどきです。